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聚焦档案电子化管理 烟台打造“互联网+退休”新模式

2022-01-12 03:47   编辑:admin   人气: 次   评论(

  (通讯员 王皓亮)“对企业来说,实行电子档案和网上办理退休,最大的好处就是少跑腿。以前现场办退休,得带着职工档案、保险手册还有各种各样的表格,一办就是大半天,又得来来回回找职工签字。现在个人用手机发起申请,单位通过网上申报,人社局审核电子档案,直接反馈结果,需要时再到大厅现场核实,再也不用每个月去大厅排队了。沈阳三年内力推10家以上企业上市,”建筑公司的老林高兴地说道。

  2019年以来,烟台市人社局倾力打造“智慧人社”公共服务信息平台,退休审核业务办理流程缩短,更加便民利民。而能够实现“互联网+退休”新模式,有效提升服务质效的前提和关键,正是推行档案管理电子化。

  众所周知,职工档案是指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩等方面形成的,有关职工个人经历、政治思想、工作表现、岗位变动等情况的文件材料。社保业务档案是社保经办机构在办理养老、医疗、失业、工伤、中级会计成绩已公布证书领取时间?关于考后审核还需了生育等社会保险业务过程中形成的各类登记表单及相关审核材料等。两类档案直接关系到每名参保人员切身利益,具有不可替代性。烟台市人社局将职工档案、社保业务档案的管理使用与社会保险信息化建设紧密结合,趟出一条档案电子化管理的新路径。

  随着人口老龄化趋势加剧和社会保险体系日益完善,烟台市企业参保和退休人员数量逐年大幅增加,“十三五”期间,全市累计净增参保21.6万人,新增退休18.6万人;截至2020年底,全市企业参保181.4万人,企业退休65.7万人。面对如此庞大的服务对象,社会保险业务数量呈几何倍数骤增,原有的管理模式、服务方式已无法满足广大服务对象要求,也不能适应新时代发展需要。社保档案管理工作也不例外,四方面问题突出:

  纸质档案不易保管。传统档案材料大多采用纸质文档保存,资源损耗大,调阅查询繁琐,且容易损毁,特别是部分单位保管的职工档案,由于重视程度不够、管理不规范等原因,经常出现档案缺漏、丢失等情况,直接影响参保人员业务办理和待遇领取。

  材料造假风险较大。为达到提前退休和早领取、多享受养老待遇等非法目的,不法分子通过涂改、篡改、伪造档案材料,将假年龄、假学历、假工资等虚假材料混入职工档案,甚至采取真表格、真印章、假信息、假填写等方式混淆视听,使原来真实准确的档案变成“注水肉”“夹生饭”,企图影响退休资格的判定和社保待遇的审核。

  经办服务不够便利。随着信息化程度提高和综合柜员模式推行,办理社保业务越来越简单便捷,对数据信息的要求也越来越高,但部分退休业务仍需要翻阅纸质档案,既增加了办事难度,也制约了经办服务便利化。

  信息数据不利共享。在办理社保业务时,不仅行政部门与经办机构之间需要沟通协调,就业人才、劳动监察、仲裁等内部单位经常需要密切配合,市级与区市间也要上下联动,而纸质档案不便流转,信息数据无法及时共享,不利于数据向上集中、服务向下延伸。

  2016年以来,烟台市人社局聚焦深化“放管服”改革,以统筹推进各类档案管理一体化、电子化为突破口和着力点,集中力量研发社保档案智能管理系统,下大力气推进历史档案电子化进程,为构建“互联网+退休”新机制奠定坚实基础。

  逐步实施社保业务档案一体化。2016年8月,烟台市通过政府招标采购,确定由济南汉图软件公司中标研发社保电子档案信息系统,实现既能独立运行、智能查询,又可与社保业务经办系统互联互通、无缝衔接。在退休资格确认环节,完全实现电子档案与业务经办一体化,做到社保业务数据与业务档案同步生成,业务档案自动生成归档目录,档案数据即时资源共享。同时,将电子档案嵌入社保业务经办流程,作为关键业务信息推送转递,以此作为业务办理的主要依据,实现业务经办全流程自动化监控管理。烟台市社保中心还专门建立档案数据中心,负责社保业务档案扫描数据的市级集中存储、统一管理,可实现对档案资料、图片记录进行跨机构、跨业务间的调阅查证,确保资源共享效果。

  集中推进历史档案电子化。历史档案主要包括库存业务档案和职工档案两大类,其中业务档案包括参保增减表、转移单、基数核定表等11项材料,职工档案包括履历、自传、考核考察、岗位评定和学历材料等9类。历史档案电子化任务繁重,不仅要将所有纸质档案全部转化为电子档案,还要对应整理业务系统的历史数据,确保信息匹配一致。推进过程中,对于业务档案电子化,先对档案内材料逐份编号,录入关键字段信息,材料逐份扫描成像、质检复核,最后将纸质档案按原貌复原;对于职工档案电子化,先将符合扫描条件的档案进行清点、筛选、交接,在一体化系统中维护姓名、身份证号、出生日期、参加工作时间等关键信息,按照顺序将图片扫描进系统,最后与纸质档案复核比对。为提高效率、简化流程,还采取了预约扫描、上门扫描、到龄人员绿色通道等多种服务方式。

  截至2020年12月末,烟台市已完成业务档案电子化4434卷、101.1万页,完成职工档案电子化68351卷、640.5万页,1996年之前的机关事业单位和企业养老业务库存档案、1996年之前参加工作的市本级单位职工档案已全部完成电子化处理。

  2017年,烟台市人社局在广泛应用社保档案管理电子化的基础上,立足本地实际,依托社保核心平台三版和档案智能管理系统,逐步对退休审核业务流程进行重构再造。2018年开始,按照“网厅一体化”工作思路,市本级和开发区参保单位在省内率先试行退休网上申报审核,实现一次性、一站式办结。2019年6月,全面推行“互联网+退休”运行模式,最大限度压缩企业职工退休申报审核环节和时限,提升参保单位和职工满意度。

  “互联网+退休”以社保信息管理系统为载体,以档案智能管理系统为支撑,实现了退休业务全流程的优化再造——企业劳资人员仅需通过系统终端发起申报,系统即时提取职工参保数据形成申报业务,核对无误后推送至网上审核;工作人员对照电子档案进行初审、复核,形成退休审核意见反馈至单位;单位依据审核意见办理退休减员,再由社保经办机构核定待遇,生成待遇信息推送至单位;经公示无异议后,企业劳资人员再携带相关材料到服务窗口一次性、一站式办结退休。

  2020年,烟台市人社局在有序运行“互联网+退休”模式的基础上,依托“智慧人社”系统平台建设,聚焦一体服务、创新服务、高频服务、简约服务,打造“企业职工退休一件事”打包办。对内,实现人社关联业务打包办。参保职工最多可在到龄前3个月个人发起退休申请,人社部门网上受理并及时预审,通过短信、微信等方式反馈审核结果;预审合格人员到龄后,系统自动办理社保减员、用工备案减员、基数差补缴、退费、个人账户结清、失业金停发、退休待遇核算等关联业务,直至生成电子退休证并推送至本人,实现退休审核、社保办理、待遇核定、退休证打印等多项业务统筹整合。对外,实现政务服务事项打包办。参保职工个人提出退休申请同时,系统同步发起住房公积金账户余额提取、医保待遇资格确认等相关政务服务事项申请;退休预审合格后,系统同步向相关事项业务部门推送审核结果;职工到龄后办理退休手续时,可一并延伸办理上述政务服务事项,无需重复申请、反复跑腿,进一步提升服务质量和水平,打造烟台人社便民服务“金名片”。

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